Gestão do Tempo e Produtividade em vendas: 7 dicas essenciais

Gestão do Tempo e Produtividade é um assunto muito relevante quando falamos em habilidades do futuro. A antiga crença de que a produtividade está diretamente ligada ao tempo que se passa trabalhando vem sendo superada pela nova dinâmica do mercado digital. 

Na área de vendas, pautada pelo atingimento de metas e pela eterna busca por resultados melhores, o tema Gestão do Tempo e Produtividade é ainda mais sensível. 

Por isso, nós preparamos um artigo sobre gestão do tempo e produtividade, com 7 dicas essenciais para você ficar craque no assunto!

Segue com a gente, gestor de vendas!

Introdução

Esse é um artigo sobre gestão do tempo e produtividade em vendas, mas cabe fazermos uma introdução histórica e conceitual antes de entrarmos no tema. 

Hoje, nós sabemos que o tempo possui duas dimensões, chamadas simbolicamente pelos termos gregos Chronos e Kairós, respectivamente o tempo cronológico e o tempo percebido.

Dessa forma, primeiro nós vamos entender um pouco melhor os conceitos de Chronos e Kairós. Em seguida, vamos entender como fazer uma boa gestão do tempo. 

Por fim, vamos entender o conceito de produtividade e como a gestão do tempo pode impactá-la positivamente.

A seguir, veja os tópicos que serão abordados em nosso artigo: 

• O que é o tempo? 
• Gestão do tempo
• Produtividade
• Conheça duas ferramentas de Gestão do Tempo e Produtividade 
• Gestão do Tempo e Produtividade em vendas: 7 dicas essenciais  

Vamos entender cada um desses tópicos? Então segue com a gente, gestor de vendas!

O que é o tempo?

Na mitologia grega, Chronos é um titã que personifica o tempo e a imortalidade, estando atrelado ao destino dos homens e dos deuses. Termos como “crônica” e “cronologia” vêm dessa ideia de personificação do tempo. 

Em outras palavras, Chronos representa o “tempo do relógio”, sendo exato e irredutível. 

Kairós, por sua vez, é o deus do tempo oportuno. Sendo assim, enquanto Chronos representa o tempo exato e objetivo, Kairós representa o “tempo percebido”, inexato e subjetivo. 

Chronos é quantitativo, Kairós é qualitativo. Chronos é objetivo. Kairós é subjetivo. Chronos é a realidade exterior. Kairós, a percepção interior. Chronos e Kairós, dois conceitos opostos e complementares.

Quanto valem alguns segundos junto de quem se ama? E várias horas preso no trânsito? É nesse tipo de situação que vemos a diferença entre Chronos e Kairós.   

Com o advento da pandemia da Covid-19, veio à tona uma tendência que já se mostrava inevitável há algum tempo: a flexibilização do trabalho presencial e da jornada de trabalho. 

Durante a Idade Média, no período feudal, apenas os monges possuíam um horário de trabalho rígido, baseado nas horas litúrgicas. Os trabalhadores rurais trabalhavam três dias por semana para os senhores e tinham outros três dias para trabalharem para si mesmos, sem um horário padronizado. O domingo era um dia sagrado, sem trabalho. 

Com a Revolução Industrial, iniciada no século XVIII, o sistema fabril e sua produção em série trouxeram consigo a necessidade de horários padronizados de entrada e saída. Essa é a realidade da maioria das empresas ainda hoje. 

Com a transformação digital, estamos passando por um período de flexibilização do horário comercial.   

Se você é um líder comercial, precisa ler esse artigo até o fim!

Gestão do Tempo

No primeiro tópico do presente artigo, você teve a oportunidade de entender a diferença entre o tempo do relógio (Chronos, de onde vem o termo “cronologia”) e o tempo subjetivo (Kairós, o tempo que cada um percebe). Dessa maneira, agora podemos falar em gestão do tempo de uma forma mais clara. 

Gerir o tempo significa organizar, planejar e otimizar todas as atividades que você tem que desempenhar em seu dia a dia, sobretudo quando estamos falando em gerenciar uma equipe de vendas. 

Você já deve ter usado (ou ouvido alguém usar) a expressão “meu dia deveria ter mais de 24 horas”. Quando as pessoas dizem isso, querem expressar o fato de que há pouco tempo disponível para realizar a carga de atividades que possuem. 

Contudo, fazemos aqui uma provocação: como algumas pessoas conseguem e outras não? A resposta você já deve imaginar: gestão do tempo!

Se todos possuem o mesmo Chronos, então o foco deve estar em otimizar esse tempo aprimorando Kairós. Concorda?

Em suma, para manter sua equipe comercial produzindo com qualidade e assertividade, é preciso entender que cada membro dela possui um timing diferente. 

Produtividade

O que é produtividade? Se você respondeu que é o ato de produzir, andou alguns passos, mas não deu a resposta completa. 

Segundo o dicionário, produtividade é a qualidade daquilo que é produzido. Nesse sentido, estamos falando de uma palavra que está na classe gramatical dos adjetivos. Portanto, um bom sinônimo para a palavra produtividade seria rendimento.

Em uma equipe de vendas, falar sobre produtividade é tão essencial quanto falar de números em uma aula de matemática. 

Grande parte da população mundial procrastina, e esse número é ainda maior entre universitários. A procrastinação pode trazer vários malefícios. Por isso, não podemos nos conformar com ela. 

Segundo o portal Estar Saúde Mental (leia o artigo completo aqui), a procrastinação afeta cronicamente de 15 a 20% da população adulta e esporadicamente até 90% das pessoas em geral. Além disso, estima-se que 80% dos estudantes procrastinam e, destes, metade tem prejuízos importantes na vida escolar por causa do adiamento das atividades estudantis. Voltando ao tema da produtividade, não basta produzir. 

O que é produzido deve ter um padrão de excelência previamente definido. Imagine o seguinte cenário:

Dois artesãos produzem o mesmo tipo de peça (vasos de barro, digamos). Um deles produz belíssimos vasos ornamentados e com acabamento impecável, enquanto o outro faz vasos disformes e sem nenhum ornamento. O primeiro produz dez vasos por semana, enquanto o segundo produz cem vasos no mesmo período, mas precisa descartar vários vasos que não ficaram em um nível aceitável de qualidade.

Na situação acima, qual a produtividade mais satisfatória? É claro que há um contexto para todas as coisas, e há mercadorias que são produzidas para venda em larga escala. Contudo, todos os produtos possuem um padrão de qualidade estabelecido antes de serem produzidos, devendo a teoria e a prática estarem em conformidade.  

Sendo assim, produtividade não diz respeito apenas à quantidade do que é produzido, mas principalmente à qualidade do produto final. E é sobre isso que vamos falar no próximo tópico. 

No fim das contas, sair da procrastinação para um nível de produtividade excelente é uma mudança de mentalidade e de hábitos. Primeiro você muda sua mente, e em seguida seus hábitos vão se transformando. 

No exemplo que demos no tópico anterior, você pôde ver claramente a diferença entre quantidade e qualidade. O cenário ideal é a máxima quantidade possível sem a perda da qualidade preestabelecida. 

Agora, vamos trazer esse conceito para o aspecto individual. Por isso, eu separei algumas dicas para o aprimoramento da qualidade e da quantidade simultaneamente. São elas:

• Foco e concentração
• Disciplina e dedicação
• Prática e persistência 

Foco e concentração: se você quer desempenhar uma atividade de maneira diferenciada, tenha o foco plenamente apontado para ela. Existem muitas pessoas que possuem um perfil multitarefas, o que significa fazer diversas atividades simultaneamente, e várias delas fazem isso muito bem. Todavia, algumas atividades exigem um nível de concentração maior, sejam elas manuais ou mentais. Nesse momento, é importante desligar do resto do mundo e se aplicar naquilo. 

Dica de ouro: nesse tipo de atividade, você pode utilizar um temporizador Pomodoro (existem vários gratuitos na internet), que é um método de concentração que cronometra tiros curtos de foco com pequenos intervalos de descanso. 

Disciplina e dedicação: disciplina é uma palavra que ganhou uma conotação negativa de uns tempos pra cá, mas é algo fundamental para qualquer pessoa de sucesso. Segundo o dicionário, a disciplina está diretamente ligada à ordem e à organização adquiridas através da observância de determinados regulamentos. Dedicação, por sua vez, é sinônimo de empenho, amor e responsabilidade. Nesse sentido, a dedicação torna a disciplina bem mais palatável e compreensível. 

Dica de ouro: tenha sempre em mente o objetivo final daquilo que está fazendo. Ao mesmo tempo, nunca perca de vista que a disciplina e a dedicação não são fins em si mesmas, mas meios de atingir o objetivo maior. 

Prática e persistência: você já deve ter ouvido a frase “ninguém nasce sabendo”, certamente um dos altos momentos da sabedoria popular e anônima. Dessa forma, quando somos principiantes em qualquer atividade, temos uma curva de aprendizado que deve ser respeitada (cada um possui a sua, não se esqueça). Persistir, nesse contexto, torna-se a consequência natural. Os educadores jesuítas diziam que a repetição até a exaustão nos conduz à perfeição. 

Aqui, podemos substituir “exaustão” por algo mais leve, já que nosso foco não é o estresse ou doenças psicossomáticas como o burnout, mas eles provavelmente estavam certos.  

Dica de ouro: respeite seus limites, mas nunca desista de fazer o que deve ser feito. Se precisar, pare, respire e retorne ao trabalho! 

Conheça 2 ferramentas de gestão do tempo e produtividade

Agora nós vamos te apresentar duas ferramentas de Gestão do Tempo e Produtividade. São elas:

• Pomodoro
• Kanban

Pomodoro: consiste em uma técnica de sprints (tiros curtos) de atividade focada, com pequenos intervalos no meio. O mais tradicional é o de 25 minutos de sprint com 5 minutos de intervalo três vezes seguidas, com um intervalo de 15 minutos após o terceiro sprint. Existem apps gratuitos na internet. 

Kanban: método de organização de atividades de forma visual e intuitiva. É formado por colunas e cards coloridos que facilitam a identificação de cada atividade. A fazer, fazendo e feito são as colunas usadas com mais frequência. Trello e Pipedrive são as ferramentas Kanban mais conhecidas do mercado.

No próximo tópico, vamos abordar as 7 dicas essenciais de Gestão do Tempo e Produtividade em vendas. Então não saia daí, gestor comercial!

Gestão do Tempo e Produtividade em vendas: 7 dicas essenciais

Como você viu no tópico anterior, a gestão do tempo traz consigo três vantagens, que são as seguintes:

• Organização das atividades
• Planejamento assertivo
• Otimização do tempo disponível

Para que possamos compreender esse ponto, é necessário entender a diferença entre o que é importante e o que é urgente. 

Importante: aquilo que eu vou realizar e que vai me ajudar a alcançar as minhas metas.

Urgente: que tem um tempo, limite, prazo, e na maioria das vezes, tornou-se urgente por não ter começado antes.

Para atingir essas vantagens, veja agora quais são as 7 dicas essenciais de Gestão do Tempo e Produtividade:

1. Defina metas 
2. Use uma agenda 
3. Priorize as tarefas mais urgentes
4. Evite a procrastinação 
5. Faça uma coisa de cada vez
6. Use as ferramentas que te apresentamos 
7. Coloque seus conhecimentos em prática

Vamos entender cada uma das 7 dicas essenciais? Bora! 

Defina metas  

Aqui, nós não estamos falando apenas das metas de vendas, que você já utiliza como métrica comercial. 

Definir metas é importante para todas as atividades. Não se trata de fiscalizar o que cada um dos colaboradores está fazendo, mas de medir a assertividade do time como um todo. 

Use uma agenda 

Tudo bem, essa dica pode parecer um tanto óbvia, mas é importante falarmos sobre isso. 

Usar uma agenda, seja ela física ou digital, é essencial para manter as coisas organizadas e, dessa forma, otimizar a gestão do tempo e a produtividade do seu time de vendas. 

Disciplina e organização são elementos vitais para a saúde de qualquer equipe, e manter as atividades mais importantes documentadas é um passo importante para o atingimento disso.  

Priorize as tarefas mais urgentes

Lembra que falamos um pouco acima sobre a diferença entre urgente e importante? Pois bem, essa é a hora de empregar o conhecimento adquirido.

Tarefas mais urgentes são aquelas que possuem um prazo determinado para entrega e, geralmente, poderiam ter sido feitas antes. Dessa maneira, com o passar do tempo e a aplicação das técnicas ensinadas no presente artigo, tarefas urgentes tendem a diminuir, mas dificilmente vão desaparecer por completo. 

Sendo assim, sempre que elas surgirem, trate de eliminá-las da lista o mais rápido possível.  

Evite a procrastinação

Nós também já falamos sobre a procrastinação e de como ela vem afetando negativamente a vida das pessoas com seu alto índice de incidência. 

Por isso, seu time de vendas já vai estar um passo à frente se a procrastinação for eliminada do dia a dia. A frase “não deixe para depois o que pode ser feito agora” faz todo o sentido, e complementa muito bem a dica anterior.

Isso serve tanto para o time enquanto coletivo, quanto para cada um dos membros dele, incluindo você, gestor comercial.  

Faça uma coisa de cada vez

Foco e produtividade são praticamente causa e consequência. 

Imagine um vendedor que precisa fazer pontos de contato com seus leads em uma determinada parte do dia, mas não consegue focar nas ligações (ou envio de e-mails, se for o caso). Ele fica pra lá e pra cá, olha o WhatsApp, começa a fazer um relatório que vai entregar daqui a duas semanas (lembra das atividades urgentes e importantes?), e não faz os contatos que precisa fazer. 

Esse vendedor está sendo multitask (ou multitarefas), sem um foco no que realmente importa. 

Perceba que todas as 7 dicas essenciais se inter relacionam de alguma maneira. 

Use as ferramentas que te apresentamos 

A penúltima dica essencial é utilizar as ferramentas que nós apresentamos mais acima, o Pomodoro e o Kanban. 

Pomodoro é uma ferramenta indicada em atividades que exigem mais concentração, como o preenchimento de um relatório ou a redação de um e-mail, por exemplo.

Já o Kanban é, na verdade, uma metodologia de organização de tarefas que está presente em diversas aplicações. Confira algumas delas:

• Trello
• Monday 
• Asana 
• Pipefy 
• Taiga 

Coloque seus conhecimentos em prática

Por fim, mas não menos importante, a dica é colocar tudo o que você aprendeu nesse artigo em prática, pois a teoria só tem utilizada quando praticada. 

Como implementar a Gamificação?

Nós da Gamefic somos mestres em gamificação e já gamificamos empresas dos mais variados tipos como Fiat, Banco Safra, Vedacit entre outras. Podemos te ajudar neste projeto e vamos deixar um botão aqui embaixo para que você conheça nossa plataforma e entenda como podemos lhe ajudar com a gamificação.

Um abraço e até a próxima!