À primeira vista o que é 5W2H pode acabar gerando uma certa confusão, afinal de contas, por ser um termo formado por letras e número, é claro que ela é difícil de compreender e aplicar né? Na verdade, a resposta é não.
Muito simples de aplicar e, ao mesmo tempo, de entender, neste post apresentaremos para você todos os detalhes a respeito do 5W2H e como aplicar.
Boa leitura!
O que é 5W2H?
Índice
5W2H é uma ferramenta que, através de um grupo de questões, ele te ajuda a compor um plano de ação, de uma maneira mais simples e rápida que a tradicional.
Assim, o foco aqui é conseguir determinar as tarefas que precisam ser feitas para alcançar o objetivo final, assim como acompanhar os resultados.
Como funciona o 5W2H?
Por se tratar de uma sigla em inglês, o 5W se refere a 5 palavras com iniciais de W, enquanto que 2, se refere a duas palavras com iniciais em H, veja:
- What (O que) deve ser feito na tarefa?
- Why (Por que) essa atividade precisa ser tarefa?
- Who (Quem) deve fazer a tarefa?
- Where (Onde) o plano será implantado?
- When (Quando) ele deve ser feito?
- How (Como) o plano de ação será conduzido?
- How Much (Quanto) irá custar o projeto?
A ideia é que essas perguntas possam ser respondidas para que você como gestor consiga enxergar com maior clareza quais são as necessidades da empresa e então formular um plano para conquistar as metas e objetivos da organização.
Normalmente, essas aplicações são feitas em uma tabela, onde todas as perguntas são escritas em uma linha diferente e com respostas curtas.
Entretanto, isso não quer dizer que você só consegue aplicar a 5W2H a partir de uma planilha.
O que mais importa aqui é que as perguntas estejam sempre bem definidas e sejam precisas.
Assim, você pode apresentar a ferramenta em uma lousa, pedaço de papel ou mesmo em um pequeno arquivo de texto onde dá acesso a todos para editar.
Por fim, não podemos deixar de citar que a comunicação, na aplicação desta ferramenta é fundamental.
Seja para começar a responder às perguntas ou mesmo para ajustar algumas das respostas em encontros futuros, a comunicação é imprescindível.
Quais são os benefícios de se utilizar o 5W2H?
Agora que você sabe o que é o 5W2H e como ela é feita, vamos abordar um pouco sobre os benefícios que esse método pode oferecer ao seu negócio:
– Fácil de fazer em diversos contextos
Uma das maiores vantagens da ferramenta 5W2H, é que ela é muito simples de aplicar.
Como o foco está em responder perguntas objetivas, que irão levar a empresa a criação do plano de ação, ela se torna muito simples de entender e aplicar.
– Custo próximo a zero
Outra vantagem e que deixa os gestores felizes é que esse método de criação de plano de ação tem um custo quase nulo.
O ideal é que o 5W2H seja aplicado na fase de planejamento sem nenhum custo adicional para o negócio.
Claro, isso acontece porque a partir de um papel, planilha de Excel ou mesmo uma lousa é possível implantar a técnica.
Até mesmo em grandes negócios, é possível contratar o serviço de aplicar a planilha em um Excel, caso não tenha ninguém na equipe que o faça, de maneira super simples.
– Aumentar a produtividade
Através das perguntas, você pode direcionar a sua equipe para as atividades. Assim, elas passam a ser desenroladas de maneira mais assertiva, minimizando erros e atrasos.
Desta forma, a equipe, naturalmente, terá um melhor aproveitamento do tempo, melhorando, inclusive, os resultados.
– Diminuir custos
Além de melhorar o desempenho da equipe como um todo, o 5W2H é capaz de ajudar a empresa a diminuir os custos.
A partir das perguntas respondidas, você consegue verificar melhor onde estão as necessidades de investimento da empresa e onde pode ser sanada pela equipe.
Assim, torna- se torna muito mais simples a aplicação de recursos a onde, de fato, precisa.
– Cumprir prazos
Outra vantagem de utilizar o 5W2H é o cumprimento de prazo, já que ele define, desde o início, quem irá fazer o qual, além de quando devem ser executadas.
Isso é um ponto muito importante dentro de qualquer organização e, temos certeza que na sua não seria diferente.
Assim, essa é uma ferramenta que pode ajudar a empresa a estar ligada nas datas mais importantes de execução e evitar atrasos.
– Integração do time
Além de ajudar de maneira técnica, minimizando custos, aumentando a produtividade, alinhando prazos e fácil de ser estabelecida, o 5W2H é capaz de integrar ainda mais o time.
Como se trata de uma atividade que precisa, essencialmente de planejamento em equipe, ela aproxima ainda mais o time.
Além disso, durante todo o processo, a equipe ficará a par do que outros integrantes estão fazendo e entendendo a importância de suas tarefas no processo.
– Pode aplicar em qualquer tipo de negócio
Por fim, não poderia deixar de mencionar que você pode aplicar a ferramenta 5W2H em qualquer modelo de negócio, independentemente do tamanho ou nicho.
Além disso, essa é uma ferramenta que não visa apenas o meio empresarial, podendo ser um ótimo meio de fazer planejamento pessoal.
Como aplicar 5W2H?
Entendendo o conceito e as vantagens do 5W2H, chegou o momento de aplicá-lo dentro da sua organização e para te ajudar, vamos apresentar o passo a passo:
#1 – Defina qual atividade ou problema deseja resolver
A primeira coisa que você precisa fazer para começar a aplicar o 5W2H é saber qual é o problema que deseja resolver.
Esse é um problema que vai variar de negócio para negócio e não existe uma resposta certa.
Com o problema determinado, você precisa criar uma lista de quais são as tarefas que precisam ser feitas para que possa resolver o problema e alcançar o objetivo.
#2 – Comece a planejar o seu plano
Agora que você já sabe qual problema vai resolver e listou o que deve ser feito para alcançar o seu objetivo, vamos falar sobre o planejamento.
Aqui é o momento em que irá começar a responder às perguntas 5W2H, então é importante ter atenção.
Para começar, separe as atividades que vai precisar fazer. Vale lembrar que cada uma das atividades precisa ter uma tabela diferente.
O nome da atividade que precisa ser feita deve ir em What, onde será descrito o que precisa ser feito.
A partir disso você deve seguir os outros passos.
#3 – Atribua as responsabilidades
Agora que você já classificou todas as atividades que precisa fazer, é preciso direcionar cada?uma delas ao seu responsável.
Normalmente, o trabalho é mais produtivo quando as atividades são subdivididas em?camadas, já que são mais simples de gerenciar.
Agora, chegou o momento de preencher as colunas com os nomes de cada uma das pessoas que ficaram responsáveis pelas atividades.
Caso a atividade vai ser dividida por setor, coloque o nome do setor e não de apenas uma pessoa.
Com a pergunta WHO respondida, você está pronto para seguir para a próxima etapa.
#4 – Detalhe o que deve ser feito nas atividades propostas
Agora que você determinou qual será o objetivo do seu plano, quais tarefas precisam ser feitas para alcançar o objetivo final e quem serão os responsáveis por concluí-las, vamos para a quarta etapa.
Agora é o momento de preencher as atividades com o máximo de detalhes possível a respeito do que deve ser feito.
Neste caso, chamar a equipe e falar com cada um dos responsáveis pelas execuções é essencial.
Desta forma, você evita ruído na comunicação e facilita a interação entre os membros, além de mostrar que todos são importantes no resultado.
Além disso, eles precisam estar inteirados do que se espera deles, de acordo com as exigências.
Portanto, nesta etapa você deve ter as respostas para:
- Where (Onde) o plano será implantado?
- When (Quando) ele deve ser feito e finalizado?
- How (Como) o plano de ação será conduzido?
- How Much (Quanto) de orçamento para a atividade.
#5 – Monitore o progresso das atividades
Após preenchida a tabela, muitos gestores acreditam que o trabalho já está finalizado, esperamos que você não seja um deles.
Chegou o momento de você monitorar o progresso das atividades e verificar com cada responsável como está o desenvolvimento das missões.
Entender se o prazo está dentro do esperado, o orçamento não está fugindo do que foi determinado e se existem gargalos é fundamental para que o projeto seja concluído.
#6 – Analise os resultados obtidos
Por fim, a última etapa ao aplicar o 5W2H na sua empresa é analisar os resultados. Compare-os com o que estava descrito no plano inicial e veja se alcançaram.
Durante essa análise é importante que você chame os responsáveis por cada tarefa, pois eles podem oferecer informações sobre cada uma das etapas.
Além disso, essa pode ser uma etapa importante para obter insights para melhorias e como foi as facilidades e dificuldades das tarefas.
Que erros evitar na hora de aplicar o 5W2H?
#1 – O seu time não faz parte da análise
Como você notou durante a etapa de aplicação, o 5W2H necessita de um trabalho em equipe para a execução de um plano de ação.
Neste caso, é fundamental que a sua equipe esteja engajada no planejamento para que eles compreendam melhor o que deve ser feito.
Quando incluídos na dinâmica, eles podem, sugerir práticas, dentro dos seus conhecimentos sobre o setor, para atingir o objetivo de forma mais fácil.
Portanto, não cometa o erro de querer resolver tudo sozinho e deixar o seu time de fora.
#2 – Não determinar as atividades corretas para usar o 5W2H
Para que as atividades sejam separadas corretamente é importante conhecer os setores e os desafios que estão sendo enfrentados.
Portanto, antes de mapear quaisquer atividades, é importante que você saiba onde deseja chegar e como chegar.
#3 – Não ter informações o suficiente para iniciar
É fundamental que você esteja muito bem preparado para aplicar o 5W2H, pois, apesar de ele não necessitar de nenhuma técnica específica, ela exige o máximo de informações possíveis para ser bem executada.
Além disso, buscar por essas informações lhe dará um suporte e ajudará a prever possíveis problemas que podem acontecer.
Outro ponto vantajoso de ter o excesso de informações é verificar se uma atividade não pode prejudicar diretamente outras.
Por fim, com as informações corretas, os prazos são mais justos, além do orçamento direcionado ser enxuto, evitando gastos extras.
#4 – Não avaliar os resultados obtidos
Por fim, é muito importante que você pare ao final do projeto para avaliar os resultados.
Se possível, faça um acompanhamento semanal para saber como cada atividade está caminhando e se estão sendo direcionados corretamente.
Realizar essas análises ajuda o resultado ser mais satisfatório ao final, pois, possíveis erros e gargalos são vistos durante o percurso e já resolvido.
A 5W2H sendo aplicada no contexto de gamificação
Como falamos anteriormente, a 5W2H é uma ótima ferramenta para direcionar a equipe em objetivos que realmente irão gerar resultados e levar o negócio a alcançar o objetivo final.
Entretanto, além de ser aplicar em contextos mais gerais, a 5W2H pode também ser usada na hora de você aplicar a gamificação na sua organização.
Através da ferramenta você consegue direcionar melhor o objetivo do uso da gamificação e assim aproveitá-la da melhor maneira possível.
Assim, os resultados tendem a serem melhores, pois, a aplicação da gamificação é focada na resolução do problema ou estratégia.
